1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest radca prawny Zbigniew Minda, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Zbigniew Minda, ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa, NIP 7991872057, REGON 140133008, dalej: „Kancelaria” lub „Administrator”.
W sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem: e-mail sekretariat@kancelaria-minda.com.pl, telefon +48 22 100 43 33, korespondencyjnie pod wskazanym wyżej adresem.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z danych wskazanych powyżej.
2. Kogo dotyczy ta informacja
Informacja obejmuje dane przetwarzane w związku z kontaktem i korespondencją z Kancelarią, świadczeniem pomocy prawnej, obsługą dostawców oraz korzystaniem z serwisu internetowego. Dotyczy w szczególności:
- klientów i osób zainteresowanych pomocą prawną, w tym osób prowadzących działalność gospodarczą;
- przedstawicieli, członków organów, pracowników i współpracowników klientów oraz kontrahentów;
- osób, których dane występują w prowadzonych sprawach: stron i uczestników postępowań, osób, wobec których dochodzone są roszczenia, poręczycieli, świadków i pełnomocników;
- dostawców i osób kontaktowych po ich stronie, innych osób korespondujących z Kancelarią oraz użytkowników serwisu i osób uprawnionych do korzystania z panelu klienta.
RODO chroni dane osób fizycznych. W przypadku obsługi spółki informacja dotyczy m.in. danych osób ją reprezentujących, a nie samej spółki jako osoby prawnej.
Nie każdy opisany cel lub zakres danych dotyczy każdej osoby. Informacje szczegółowe przekazane w konkretnej sprawie uzupełniają niniejszy tekst.
3. Cele, podstawy prawne i uzasadnione interesy
Kontakt i zapytania
Odpowiadamy na wiadomości, organizujemy spotkania i wyjaśniamy sprawy, w których kierowany jest do nas kontakt. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i sprawnej komunikacji. Jeżeli osoba fizyczna zwraca się o czynności zmierzające do zawarcia z nią umowy, podstawą niezbędnego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Umowy i pomoc prawna
Dane osoby fizycznej będącej stroną umowy przetwarzamy w zakresie niezbędnym do jej zawarcia i wykonania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to również umów z dostawcami będącymi osobami fizycznymi. Dane przedstawicieli i osób kontaktowych klienta lub dostawcy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w interesie prawidłowego wykonywania umowy, komunikacji, ustalenia umocowania i ochrony interesów reprezentowanego podmiotu. Sama umowa ze spółką nie oznacza zastosowania art. 6 ust. 1 lit. b RODO do danych każdego jej pracownika.
Prowadzenie spraw, reprezentacja i dochodzenie należności
Dane osób występujących w sprawach przetwarzamy w celu analizy stanu faktycznego i prawnego, doradztwa, prowadzenia negocjacji, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz reprezentacji w postępowaniach. W odniesieniu do osób niebędących stroną umowy z Kancelarią podstawą jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Kancelarii lub klienta w korzystaniu z pomocy prawnej i ochronie praw. Obowiązek ustawowy stanowi odrębną podstawę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO tylko w zakresie, w jakim konkretny przepis nakazuje określone przetwarzanie.
Obowiązki prawne i rozliczenia
Realizujemy obowiązki wynikające m.in. z ustawy o radcach prawnych, ustawy – Prawo o adwokaturze (w zakresie mającym zastosowanie), przepisów podatkowych, zasad prowadzenia dokumentacji rozliczeniowej oraz właściwych przepisów postępowania — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli przy danej czynności Kancelaria jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przetwarza dane także w celu realizacji wynikających z niej obowiązków. Nie oznacza to objęcia takimi obowiązkami każdej porady ani każdej sprawy.
Konflikt interesów, bezpieczeństwo i własne roszczenia
Sprawdzamy możliwość przyjęcia sprawy bez konfliktu interesów, chronimy poufność dokumentacji i systemów, zapobiegamy nadużyciom oraz ustalamy, dochodzimy i bronimy własnych roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes w prawidłowym i bezpiecznym wykonywaniu zawodu oraz ochronie praw Kancelarii; tam, gdzie przetwarzanie bezpośrednio wynika z obowiązku ustawowego, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Panel klienta i serwis
Udostępnianie uprawnionym osobom informacji o sprawach w panelu służy wykonaniu umowy z klientem będącym osobą fizyczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo realizacji interesu w sprawnej obsłudze klienta instytucjonalnego i komunikacji z jego przedstawicielami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Obsługa techniczna, logi bezpieczeństwa i zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interesie w zapewnieniu dostępności i bezpieczeństwa usług.
Zgoda nie jest ogólną podstawą całej obsługi prawnej. Gdy określone, odrębne przetwarzanie rzeczywiście wymaga zgody, przed jej uzyskaniem wskazujemy cel i zakres.
4. Kategorie danych i dane wymagające szczególnej ochrony
Zależnie od sprawy przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe; dane o reprezentacji i umocowaniu; informacje o działalności gospodarczej, zatrudnieniu, rozliczeniach, umowach i sytuacji majątkowej; dane o roszczeniach, płatnościach i przebiegu postępowań; treść korespondencji i dokumentów oraz dane techniczne związane z korzystaniem z usług. PESEL, dane dokumentu tożsamości lub inne identyfikatory przetwarzamy, gdy są potrzebne w konkretnej sprawie albo wymagane prawem, a nie automatycznie przy każdym kontakcie.
Dokumenty sprawy mogą zawierać szczególne kategorie danych, np. informacje o zdrowiu. Oprócz podstawy z art. 6 RODO wymagają one odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO. W szczególności art. 9 ust. 2 lit. f RODO stosujemy, jeżeli dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych przetwarzamy wyłącznie przy spełnieniu warunków art. 10 RODO, w zakresie dopuszczonym prawem regulującym świadczenie pomocy prawnej i właściwe postępowanie.
Przekazuj tylko informacje potrzebne do wyjaśnienia sprawy. Bez potrzeby nie przesyłaj kopii dokumentów tożsamości ani danych wrażliwych zwykłym e-mailem.
5. Skąd otrzymujemy dane
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, lub od innych osób i podmiotów w związku z prowadzoną sprawą. W szczególności źródłem może być klient, reprezentowany wierzyciel, pracodawca lub podmiot wskazujący osobę kontaktową, inny uczestnik sprawy albo jego pełnomocnik.
Korzystamy również z dokumentacji i akt dostępnych zgodnie z prawem, informacji przekazanych przez sądy, komorników i inne właściwe organy oraz, gdy jest to potrzebne, z rejestrów publicznych, np. CEIDG i KRS.
W informacji dotyczącej konkretnej sprawy wskazujemy faktyczne źródło i zakres pozyskanych danych, stosownie do art. 14 RODO. Wyjątki od obowiązku informacyjnego, w szczególności dotyczące ustawowo chronionej tajemnicy zawodowej, oceniamy w odniesieniu do konkretnych danych i okoliczności, a nie automatycznie wobec wszystkich osób.
6. Informacja dla odbiorców wezwań i osób występujących w sprawach
Jeżeli kontaktujemy się w sprawie roszczenia, reprezentujemy klienta wskazanego w korespondencji, a nie osobę, do której kierowane jest wezwanie. Dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz informacje o zobowiązaniu i jego rozliczeniu otrzymujemy przede wszystkim od tego klienta, a następnie w toku wyjaśniania sprawy i właściwych postępowań.
Weryfikacja roszczenia, korespondencja, negocjacje oraz reprezentacja wierzyciela mogą wymagać przetwarzania bez zgody adresata, na opisanych wyżej podstawach.
Możesz zgłosić błąd, dokonaną wpłatę, pomylenie osób lub zastrzeżenia do roszczenia. W kontakcie podaj numer sprawy z pisma oraz informacje pozwalające ją odnaleźć. Zakres praw dotyczących danych i ustawowe ograniczenia opisano w pkt 9.
7. Odbiorcy danych i poufność
Dostępem do systemów Kancelarii zarządza Administrator. Dane mogą przetwarzać osoby upoważnione, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonywania powierzonych zadań. Udostępnienie na zewnątrz następuje w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej. Odbiorcami, zależnie od sprawy, mogą być:
- sądy, organy administracji i podatkowe, organy ścigania, komornicy oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów;
- klienci, strony i uczestnicy postępowań oraz ich pełnomocnicy — gdy wymaga tego prowadzenie sprawy lub procedura;
- współpracujący profesjonaliści, w tym inni radcowie prawni, adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi, biegli i tłumacze — jeżeli uczestniczą w danej sprawie;
- podmioty zapewniające obsługę hostingu i poczty, wsparcie informatyczne, systemy obsługi spraw i panel klienta, archiwizację, księgowość, płatności, doręczenia albo bezpieczne niszczenie dokumentów — o ile dana usługa jest rzeczywiście wykorzystywana.
Podmiot wykonujący usługę na zlecenie Administratora może działać jako podmiot przetwarzający, na warunkach art. 28 RODO. Odrębni profesjonaliści i organy mogą być samodzielnymi administratorami; ich rola zależy od rzeczywistych zadań i przepisów. Nie każdy odbiorca jest podmiotem przetwarzającym.
8. Jak długo przechowujemy dane
Dokumentacja pomocy prawnej
W zakresie objętym art. 5c ust. 2 ustawy o radcach prawnych dane przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji zadań określonych w tej ustawie, nie dłużej jednak niż 10 lat od końca roku, w którym zostały pozyskane, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Dalsza niezbędność przechowywania podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 2 lata.
Rozliczenia i obowiązki szczególne
Dokumentację podatkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo wynosi on 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; bieg terminu może zmienić się w przypadkach określonych prawem. Dokumenty podlegające innym szczególnym obowiązkom zachowujemy przez okres wynikający z tych przepisów.
Jeżeli przy danej czynności stosujemy ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, dokumenty i informacje objęte jej art. 49 ust. 1 przechowujemy przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, a wyniki analiz objęte art. 49 ust. 2 — przez 5 lat od ich przeprowadzenia.
Pozostała korespondencja, roszczenia i dane techniczne
Korespondencję niezwiązaną z przyjętą sprawą przechowujemy przez czas potrzebny do odpowiedzi i zakończenia danego kontaktu. Dalsze przechowywanie wymaga odrębnego, rzeczywistego uzasadnienia, np. udokumentowania ustaleń na potrzeby konkretnego roszczenia. W takim przypadku uwzględniamy właściwe terminy dochodzenia i przedawnienia oraz przebieg postępowania.
Wyłączenie dostępu do panelu klienta nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji sprawy. Dokumenty zachowujemy według zasad właściwych dla ich celu i podstawy prawnej, a nie przez cały okres istnienia konta technicznego. Dane zbędne do dalszego przetwarzania podlegają usunięciu albo trwałej anonimizacji.
Logi, kopie techniczne i konta
Dla danych technicznych stosujemy następujące okresy przechowywania:
- logi — do 90 dni od zapisu;
- rotacyjne kopie techniczne — do 90 dni od utworzenia;
- dane konta — do 30 dni od jego zamknięcia.
9. Twoje prawa i ograniczenia wynikające z prawa
W przypadkach przewidzianych przepisami możesz żądać dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania lub uzupełnienia, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania. Usunięcie nie jest bezwarunkowe: może nie być możliwe np. z powodu obowiązku prawnego lub niezbędności danych do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Prawo do przenoszenia dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie albo umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Sprzeciw i tajemnica zawodowa
W odniesieniu do przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją, o ile prawo to nie jest wyłączone przepisem szczególnym. W takim przypadku przestajemy przetwarzać dane w zakwestionowanym celu, chyba że wykażemy nadrzędne, ważne podstawy prawne albo podstawy ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Ważne ograniczenie: zgodnie z art. 5a ust. 2 ustawy o radcach prawnych art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się do danych pozyskanych przez radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Sam sprzeciw nie powoduje zatem automatycznego usunięcia danych z prowadzonej sprawy. Możesz nadal zwrócić się o sprostowanie błędu, zakwestionować prawidłowość przetwarzania lub skorzystać z innych przysługujących praw.
Na podstawie art. 5a ust. 1 tej ustawy art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO stosujemy w zakresie, w jakim nie naruszają tajemnicy zawodowej. Chronimy także prawa i wolności innych osób. Ograniczenie uprawnienia wymaga oceny jego zakresu w konkretnej sytuacji, nie oznacza całkowitego wyłączenia ochrony danych w Kancelarii.
Zgoda, wnioski i skarga
Jeżeli konkretną operację oparto na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać. Nie wpływa to na legalność wcześniejszego przetwarzania ani nie usuwa innych, niezależnych podstaw prawnych.
Wniosek możesz skierować na adres e-mail lub adres pocztowy wskazany w pkt 1. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy spełnione są ustawowe warunki przedłużenia, termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o niezbędne dane pozwalające potwierdzić tożsamość, bez rutynowego żądania pełnej kopii dowodu osobistego. Obsługa wniosków jest co do zasady bezpłatna, z wyjątkami określonymi w art. 12 ust. 5 RODO.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o sposobach złożenia skargi: uodo.gov.pl. Nie musisz wcześniej uzyskać zgody Kancelarii ani zakończyć korespondencji z nami.
10. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych lub informacji o problemie odpowiedź może być niemożliwa. Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy stanowią wymóg umowny; ich brak może uniemożliwić przyjęcie zlecenia albo wykonanie określonej czynności. Dane wymagane przepisami, np. do rozliczeń lub identyfikacji objętej AML, mają charakter ustawowy; brak może uniemożliwić czynność, która wymaga ich uzyskania.
Gdy dane otrzymaliśmy od klienta lub z innego zgodnego z prawem źródła, nie oznacza to obowiązku wyrażenia przez osobę, której dane dotyczą, zgody ani zawarcia umowy z Kancelarią.
11. Przekazywanie danych poza EOG
Kancelaria korzysta z usług informatycznych, komunikacyjnych i chmurowych. W zależności od wykorzystywanej usługi i jej konfiguracji dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym udostępniane dostawcom lub ich podwykonawcom w ramach przechowywania danych, komunikacji i wsparcia technicznego.
Przekazanie poza EOG wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO. Jeżeli odbiorca i dany transfer są objęci decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, podstawą jest art. 45 RODO. W braku takiej decyzji konieczne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z art. 46 RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe środki ochrony, gdy wymaga tego ocena transferu.
Informacje o odbiorcach lub ich kategoriach, państwach przetwarzania oraz podstawie przekazania danych są udostępniane w informacji szczegółowej dotyczącej danej usługi. Aby uzyskać informacje o zastosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię, możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem sekretariat@kancelaria-minda.com.pl.
12. Profilowanie
Kancelaria nie stosuje profilowania osób, których dane przetwarza.
13. Prywatność serwisu i pliki cookies
Ta część dotyczy publicznego serwisu kancelaria-minda.com.pl, a nie odrębnego systemu obsługi spraw. Serwis ma charakter informacyjny i udostępnia przejście do logowania do panelu klienta. Nie zawiera formularza kontaktowego. Kliknięcie telefonu lub e-maila uruchamia odpowiednią aplikację użytkownika.
Dane techniczne
Wyświetlenie strony wymaga obsługi połączenia przez serwer. Dostawca hostingu może rejestrować dane techniczne, np. adres IP, datę i czas, żądany adres strony, kod odpowiedzi, informacje o przeglądarce i błędach. Przetwarzanie w zakresie niezbędnym do dostarczenia strony, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okresy przechowywania określono w pkt 8.
Cookies i usługi zewnętrzne
Logowanie do panelu i utrzymanie sesji mogą wymagać zastosowania cookies lub podobnych mechanizmów technicznych. Służą one uwierzytelnieniu, utrzymaniu sesji oraz ochronie dostępu do konta. Ustawieniami przechowywania cookies można zarządzać w przeglądarce; wyłączenie mechanizmów niezbędnych do logowania może uniemożliwić korzystanie z panelu.
Odsyłacz do wyznaczania trasy otwiera zewnętrzny serwis map dopiero po kliknięciu; nie osadzono mapy na stronie. Po przejściu do zewnętrznej usługi obowiązują zasady przetwarzania jej dostawcy. Sam publiczny serwis Kancelarii nie prosi o dostęp do lokalizacji urządzenia.
14. Panel klienta
Panel klienta jest przeznaczony dla indywidualnie uprawnionych osób. Logowanie pozwala na dostęp do informacji i dokumentów dotyczących spraw objętych przyznanymi uprawnieniami. Wizualizacja panelu w publicznej części serwisu przedstawia wyłącznie fikcyjne dane i jest odrębna od rzeczywistego logowania.
Przetwarzanie w rzeczywistym panelu może obejmować dane konta, uprawnienia, informacje o sprawach, dokumenty, historię operacji i logi bezpieczeństwa. Ogólne cele i podstawy określono w pkt 3, a zasady przechowywania w pkt 8.
15. Zakres i wersja informacji
Informacja jest udostępniana pod adresem https://www.kancelaria-minda.com.pl/rodo. Na żądanie możemy udostępnić ją również w innej odpowiedniej formie. Jej udostępnienie nie jest prośbą o zgodę na przetwarzanie.
Przed istotną zmianą celu przetwarzania przekazujemy wymaganą informację. Sama podmiana treści na stronie nie zastępuje indywidualnego powiadomienia, jeżeli wymagają go przepisy.
Wersja informacji: 25 października 2026 r.