1. Контролер даних і контакт
Контролером персональних даних є польський правничий радник (radca prawny) Zbigniew Minda, який здійснює підприємницьку діяльність під фірмовим найменуванням Zbigniew Minda, ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa, NIP 7991872057, REGON 140133008, надалі — «Канцелярія» або «Контролер».
З питань персональних даних Ви можете зв’язатися з Контролером: електронною поштою sekretariat@kancelaria-minda.com.pl, телефоном +48 22 100 43 33 або листом на зазначену вище адресу.
Контролер не призначив уповноваженого із захисту даних. З питань захисту персональних даних слід звертатися безпосередньо до Контролера за наведеними вище контактами.
2. Кого стосується ця інформація
Інформація охоплює дані, що обробляються у зв’язку з контактами й листуванням із Канцелярією, наданням правової допомоги, взаємодією з постачальниками та користуванням сайтом. Зокрема, вона стосується:
- клієнтів та осіб, зацікавлених у правовій допомозі, зокрема осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність;
- представників, членів органів управління, працівників та осіб, які співпрацюють із клієнтами й контрагентами;
- осіб, чиї дані містяться у справах, які ми ведемо: сторін та учасників проваджень, осіб, до яких заявлено вимоги, поручителів, свідків і представників;
- постачальників і їхніх контактних осіб, інших осіб, які листуються з Канцелярією, користувачів сайту та осіб, уповноважених користуватися кабінетом клієнта.
Загальний регламент про захист даних (GDPR, польською — RODO) захищає дані фізичних осіб. У разі обслуговування компанії ця інформація стосується, зокрема, даних осіб, які її представляють, а не самої компанії як юридичної особи.
Не кожна описана ціль або категорія даних стосується кожної особи. Детальна інформація, надана в конкретній справі, доповнює цей текст.
3. Цілі, правові підстави та законні інтереси
Контакти та запити
Ми відповідаємо на повідомлення, організовуємо зустрічі та з’ясовуємо питання, з якими до нас звертаються. Підставою є ст. 6(1)(f) GDPR — законний інтерес у веденні листування та ефективній комунікації. Якщо фізична особа звертається з проханням вжити заходів для укладення з нею договору, підставою необхідної обробки є ст. 6(1)(b) GDPR.
Договори та правова допомога
Дані фізичної особи, яка є стороною договору, обробляємо в обсязі, необхідному для його укладення та виконання, на підставі ст. 6(1)(b) GDPR. Це також стосується договорів із постачальниками — фізичними особами. Дані представників і контактних осіб клієнта або постачальника обробляємо на підставі ст. 6(1)(f) GDPR — в інтересах належного виконання договору, комунікації, встановлення повноважень та захисту інтересів представленого суб’єкта. Сам договір із компанією не означає застосування ст. 6(1)(b) GDPR до даних кожного її працівника.
Ведення справ, представництво та стягнення заборгованості
Дані осіб, які фігурують у справах, обробляємо для аналізу фактичних і правових обставин, консультування, ведення переговорів, встановлення, заявлення чи захисту правових вимог та представництва у провадженнях. Щодо осіб, які не є стороною договору з Канцелярією, підставою, як правило, є ст. 6(1)(f) GDPR — законний інтерес Канцелярії або клієнта в отриманні правової допомоги та захисті прав. Законодавчий обов’язок є окремою підставою за ст. 6(1)(c) GDPR лише тією мірою, якою конкретна норма вимагає відповідної обробки.
Правові обов’язки та розрахунки
Ми виконуємо обов’язки, що випливають, зокрема, з польського Закону про правничих радників (ustawa o radcach prawnych), Закону про адвокатуру (Prawo o adwokaturze — у застосовній частині), податкових норм, правил ведення розрахункової документації та відповідних процесуальних норм — на підставі ст. 6(1)(c) GDPR. Якщо під час конкретної дії Канцелярія є зобов’язаною установою за польським Законом про протидію відмиванню коштів і фінансуванню тероризму, вона обробляє дані також для виконання обов’язків за цим законом. Це не означає, що такі обов’язки охоплюють кожну консультацію або кожну справу.
Конфлікт інтересів, безпека та власні вимоги
Ми перевіряємо можливість прийняти справу без конфлікту інтересів, захищаємо конфіденційність документації та систем, запобігаємо зловживанням, а також встановлюємо, заявляємо й захищаємо власні вимоги. Підстава — ст. 6(1)(f) GDPR: інтерес у належному та безпечному здійсненні професійної діяльності й захисті прав Канцелярії; якщо обробка безпосередньо випливає із законодавчого обов’язку, застосовуємо ст. 6(1)(c) GDPR.
Кабінет клієнта та сайт
Надання уповноваженим особам інформації про справи в кабінеті слугує виконанню договору з клієнтом — фізичною особою (ст. 6(1)(b) GDPR) або реалізації інтересу в ефективному обслуговуванні інституційного клієнта та комунікації з його представниками (ст. 6(1)(f) GDPR). Технічна підтримка, журнали безпеки та запобігання несанкціонованому доступу ґрунтуються на ст. 6(1)(f) GDPR — інтересі в забезпеченні доступності та безпеки послуг.
Згода не є загальною підставою для всього правового обслуговування. Якщо конкретна, окрема обробка справді потребує згоди, перед її отриманням ми повідомляємо мету та обсяг.
4. Категорії даних і дані, що потребують особливого захисту
Залежно від справи обробляємо ідентифікаційні та контактні дані; дані про представництво й повноваження; інформацію про підприємницьку діяльність, зайнятість, розрахунки, договори та майновий стан; дані про вимоги, платежі й перебіг проваджень; зміст листування та документів, а також технічні дані, пов’язані з користуванням послугами. Номер PESEL, реквізити документа, що посвідчує особу, чи інші ідентифікатори обробляємо, коли вони потрібні в конкретній справі або вимагаються законом, а не автоматично при кожному контакті.
Документи справи можуть містити особливі категорії даних, наприклад інформацію про здоров’я. Окрім підстави за ст. 6 GDPR, вони потребують відповідної умови за ст. 9(2) GDPR. Зокрема, ст. 9(2)(f) GDPR застосовуємо, якщо дані необхідні для встановлення, заявлення чи захисту правових вимог.
Дані щодо обвинувальних вироків і правопорушень обробляємо лише за дотримання умов ст. 10 GDPR, в обсязі, дозволеному правом, що регулює надання правової допомоги та відповідне провадження.
Передавайте лише інформацію, потрібну для з’ясування справи. Без необхідності не надсилайте копії документів, що посвідчують особу, або чутливі дані звичайною електронною поштою.
5. Звідки ми отримуємо дані
Ми отримуємо дані безпосередньо від особи, якої вони стосуються, або від інших осіб і суб’єктів у зв’язку зі справою. Джерелом, зокрема, може бути клієнт, кредитор, якого ми представляємо, роботодавець чи суб’єкт, який визначає контактну особу, інший учасник справи або його представник.
Ми також користуємося законно доступною документацією та матеріалами справ, інформацією від судів, судових виконавців та інших компетентних органів, а за потреби — публічними реєстрами Польщі, наприклад Центральним реєстром та інформацією про господарську діяльність (CEIDG) і Національним судовим реєстром (KRS).
В інформації щодо конкретної справи зазначаємо фактичне джерело та обсяг отриманих даних відповідно до ст. 14 GDPR. Винятки з обов’язку інформування, зокрема щодо захищеної законом професійної таємниці, оцінюємо стосовно конкретних даних і обставин, а не автоматично щодо всіх осіб.
6. Інформація для одержувачів вимог та осіб, які фігурують у справах
Якщо ми звертаємося щодо вимоги, то представляємо клієнта, зазначеного в кореспонденції, а не особу, якій адресовано вимогу. Ідентифікаційні й контактні дані та інформацію про зобов’язання і його погашення отримуємо насамперед від цього клієнта, а надалі — під час з’ясування обставин справи й відповідних проваджень.
Перевірка вимоги, листування, переговори та представництво кредитора можуть потребувати обробки без згоди адресата на описаних вище підставах.
Ви можете повідомити про помилку, здійснену оплату, помилкове визначення особи чи заперечення щодо вимоги. Звертаючись до нас, вкажіть номер справи з листа та інформацію, що дає змогу її знайти. Права щодо даних і законодавчі обмеження описано в пункті 9.
7. Одержувачі даних і конфіденційність
Доступом до систем Канцелярії керує Контролер. Уповноважені особи можуть обробляти дані лише в обсязі, потрібному для виконання доручених завдань. Дані передаються назовні лише в необхідному обсязі та з урахуванням професійної таємниці. Залежно від справи одержувачами можуть бути:
- суди, адміністративні та податкові органи, правоохоронні органи, судові виконавці й інші суб’єкти, уповноважені законом;
- клієнти, сторони й учасники проваджень та їхні представники — якщо цього потребує ведення справи або процедура;
- фахівці, які з нами співпрацюють, зокрема інші правничі радники (radcowie prawni), адвокати, нотаріуси, податкові консультанти, експерти й перекладачі — якщо вони беруть участь у відповідній справі;
- суб’єкти, що забезпечують хостинг і пошту, ІТ-підтримку, системи ведення справ та кабінет клієнта, архівування, бухгалтерський облік, платежі, доставку чи безпечне знищення документів — якщо відповідна послуга фактично використовується.
Суб’єкт, який надає послугу за дорученням Контролера, може діяти як обробник на умовах ст. 28 GDPR. Незалежні фахівці й органи можуть бути самостійними контролерами; їхня роль залежить від фактичних завдань і законодавства. Не кожен одержувач є обробником.
8. Як довго ми зберігаємо дані
Документація правової допомоги
В обсязі, охопленому ст. 5c(2) польського Закону про правничих радників, дані зберігаємо протягом часу, необхідного для виконання завдань, визначених цим законом, але не довше ніж 10 років від кінця року, у якому їх було отримано, якщо окремі положення не встановлюють іншого. Подальшу необхідність зберігання переглядаємо щонайменше раз на 2 роки.
Розрахунки та спеціальні обов’язки
Податкову документацію зберігаємо протягом установленого законом періоду, як правило, до спливу строку давності податкового зобов’язання. Зазвичай це 5 років від кінця року, у якому закінчився строк сплати податку; перебіг цього строку може змінюватися у випадках, передбачених законом. Документи, що підпадають під інші спеціальні обов’язки, зберігаємо протягом строку, визначеного відповідними нормами.
Якщо до певної дії застосовуємо польський Закон про протидію відмиванню коштів і фінансуванню тероризму, документи та інформацію, охоплені його ст. 49(1), зберігаємо протягом 5 років після завершення ділових відносин або проведення разової операції, а результати аналізу, охоплені ст. 49(2), — протягом 5 років після його проведення.
Інше листування, вимоги та технічні дані
Листування, не пов’язане з прийнятою справою, зберігаємо протягом часу, необхідного для відповіді та завершення контакту. Подальше зберігання потребує окремого, реального обґрунтування, наприклад документування домовленостей для конкретної вимоги. У такому разі враховуємо відповідні строки заявлення вимог і давності та перебіг провадження.
Вимкнення доступу до кабінету клієнта не означає автоматичного видалення документації справи. Документи зберігаємо за правилами, відповідними їхній меті та правовій підставі, а не протягом усього часу існування технічного облікового запису. Дані, що не потрібні для подальшої обробки, видаляємо або незворотно анонімізуємо.
Журнали, технічні резервні копії та облікові записи
До технічних даних застосовуємо такі строки зберігання:
- журнали — до 90 днів від запису;
- ротаційні технічні резервні копії — до 90 днів від створення;
- дані облікового запису — до 30 днів від його закриття.
9. Ваші права та встановлені законом обмеження
У випадках, передбачених законом, Ви можете вимагати доступу до своїх даних, отримання їх копії, виправлення чи доповнення, видалення або обмеження обробки. Видалення не є безумовним: воно може бути неможливим, наприклад, через правовий обов’язок або необхідність даних для встановлення, заявлення чи захисту правових вимог.
Право на перенесення даних стосується даних, які Ви надали, якщо обробка ґрунтується на згоді або договорі та здійснюється автоматизованими засобами.
Заперечення та професійна таємниця
Щодо обробки на підставі ст. 6(1)(f) GDPR Ви можете заперечити з причин, пов’язаних із Вашою особливою ситуацією, якщо це право не виключено спеціальною нормою. Тоді ми припиняємо обробку для оскарженої мети, якщо не доведемо наявності переконливих переважних законних підстав або підстав для встановлення, заявлення чи захисту правових вимог.
Важливе обмеження: згідно зі ст. 5a(2) польського Закону про правничих радників, ст. 21(1) GDPR не застосовується до даних, отриманих правничим радником у зв’язку з наданням правової допомоги. Тому саме заперечення не спричиняє автоматичного видалення даних зі справи, що ведеться. Ви й надалі можете просити виправити помилку, оскаржувати правомірність обробки або користуватися іншими належними Вам правами.
На підставі ст. 5a(1) цього закону застосовуємо ст. 15(1) і 15(3), ст. 18 та ст. 19 GDPR тією мірою, якою вони не порушують професійної таємниці. Захищаємо також права і свободи інших осіб. Обмеження права потребує оцінки його обсягу в конкретній ситуації та не означає повного виключення захисту даних у Канцелярії.
Згода, запити та скарги
Якщо певна операція ґрунтується на згоді, Ви можете відкликати її будь-коли. Це не впливає на законність попередньої обробки та не скасовує інших незалежних правових підстав.
Запит можна надіслати на електронну або поштову адресу, зазначену в пункті 1. Як правило, відповідаємо протягом місяця від отримання запиту. За наявності законних умов строк може бути продовжено максимум ще на два місяці; про продовження та його причини повідомляємо протягом першого місяця. У разі обґрунтованих сумнівів можемо попросити необхідні дані для підтвердження особи, без стандартної вимоги надсилати повну копію посвідчення особи. Розгляд запитів, як правило, безкоштовний, за винятками зі ст. 12(5) GDPR.
Ви маєте право подати скаргу Голові Управління захисту персональних даних Польщі (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Інформація про способи подання скарги: uodo.gov.pl. Попередня згода Канцелярії чи завершення листування з нами не потрібні.
10. Чи є надання даних обов’язковим
Надання даних у запиті є добровільним, але без контактних даних чи інформації про проблему відповідь може бути неможливою. Дані, необхідні для укладення й виконання договору, є договірною вимогою; їх відсутність може унеможливити прийняття доручення чи виконання певної дії. Дані, що вимагаються законодавством, наприклад для розрахунків або ідентифікації в межах AML, є законодавчою вимогою; без них може бути неможливо вчинити дію, яка потребує їх отримання.
Якщо ми отримали дані від клієнта або з іншого законного джерела, це не означає обов’язку особи, якої вони стосуються, надавати згоду чи укладати договір із Канцелярією.
11. Передавання даних за межі ЄЕЗ
Канцелярія користується ІТ-, комунікаційними та хмарними послугами. Залежно від послуги та її конфігурації дані можуть передаватися за межі Європейської економічної зони (ЄЕЗ), зокрема надаватися постачальникам чи їхнім субпідрядникам для зберігання даних, комунікації та технічної підтримки.
Передавання за межі ЄЕЗ потребує підстави, передбаченої главою V GDPR. Якщо одержувач і відповідне передавання охоплені рішенням Європейської комісії про належний рівень захисту, підставою є ст. 45 GDPR. За відсутності такого рішення необхідно забезпечити належні гарантії відповідно до ст. 46 GDPR, зокрема стандартні договірні положення, ухвалені Європейською комісією, доповнені додатковими заходами захисту, якщо цього потребує оцінка передавання.
Інформація про одержувачів або їхні категорії, країни обробки та підставу передавання даних надається в детальній інформації щодо відповідної послуги. Для отримання відомостей про застосовані гарантії або їх копії можна звернутися до Контролера за адресою sekretariat@kancelaria-minda.com.pl.
12. Профілювання
Канцелярія не здійснює профілювання осіб, чиї дані обробляє.
13. Приватність сайту та файли cookies
Цей розділ стосується публічного сайту kancelaria-minda.com.pl, а не окремої системи ведення справ. Сайт має інформаційний характер і передбачає перехід до входу в кабінет клієнта. Він не містить контактної форми. Натискання номера телефону чи електронної адреси запускає відповідну програму користувача.
Технічні дані
Для відображення сторінки сервер має обробити з’єднання. Постачальник хостингу може записувати технічні дані, наприклад IP-адресу, дату й час, запитану адресу сторінки, код відповіді, відомості про браузер і помилки. Обробка, необхідна для надання сайту, діагностики помилок і захисту від зловживань, ґрунтується на ст. 6(1)(f) GDPR. Строки зберігання визначено в пункті 8.
Файли cookies та зовнішні послуги
Вхід до кабінету та підтримання сеансу можуть потребувати файлів cookies чи подібних технічних механізмів. Вони слугують автентифікації, підтриманню сеансу та захисту доступу до облікового запису. Налаштуваннями зберігання cookies можна керувати в браузері; вимкнення механізмів, необхідних для входу, може унеможливити користування кабінетом.
Посилання для побудови маршруту відкриває зовнішній картографічний сервіс лише після натискання; карту не вбудовано у сторінку. Після переходу до зовнішньої послуги діють правила обробки даних її постачальника. Сам публічний сайт Канцелярії не запитує доступу до місцезнаходження пристрою.
14. Кабінет клієнта
Кабінет клієнта призначений для осіб з індивідуальними правами доступу. Вхід дає доступ до інформації та документів щодо справ у межах наданих повноважень. Візуалізація кабінету в публічній частині сайту містить лише вигадані дані та є окремою від справжнього входу.
Обробка у справжньому кабінеті може охоплювати дані облікового запису, права доступу, інформацію про справи, документи, історію операцій і журнали безпеки. Загальні цілі та підстави визначено в пункті 3, а правила зберігання — у пункті 8.
15. Обсяг і версія інформації
Ця інформація доступна за адресою https://www.kancelaria-minda.com.pl/rodo. На запит можемо надати її також в іншій відповідній формі. Її надання не є проханням про згоду на обробку.
Перед істотною зміною мети обробки надаємо необхідну інформацію. Сама заміна тексту на сайті не замінює індивідуального повідомлення, якщо воно вимагається законом.
Версія інформації: 25 жовтня 2026 року.